Vacature Managementondersteuner

De mensen achter DJI

• DJI organisatie
• Maak kennis

Managementondersteuner

De managementondersteuners beheren het secretariaat van de organisatie en zijn verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de directeur, het hoofd opleidingen/plaatsvervangend directeur en de lijnmanagers bij vergaderingen en bijeenkomsten door het afstemmen en verspreiden van stukken en verslaglegging en te sturen op de tijdigheid en kwaliteit van stukken.

Standplaats: 's-Gravenhage Aantal uur: 24 - 32 Maandsalaris: € 2.595 - € 3.238 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO - 4 / MBO - 3 Reageren voor: 01-07-2024 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Copy Link

De managementondersteuners beheren het secretariaat van de organisatie en zijn verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de directeur, het hoofd opleidingen/plaatsvervangend directeur en de lijnmanagers bij vergaderingen en bijeenkomsten door het afstemmen en verspreiden van stukken en verslaglegging en te sturen op de tijdigheid en kwaliteit van stukken.

Standplaats: 's-Gravenhage Aantal uur: 24 - 32 Maandsalaris: € 2.595 - € 3.238 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO - 4 / MBO - 3 Reageren voor: 01-07-2024 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

DJI biedt mooi en uitdagend werk in een niet-alledaagse omgeving. Achter de mensen die rechtstreeks contact hebben met de gedetineerden en de forensisch patiënten staan talloze collega's die elke dag een belangrijke operationele of strategische bijdrage leveren aan het goed functioneren en presteren. Dat klinkt misschien simpel, maar er zit meer achter. Zoals de collega's van Communicatie, Administratie, Onderwijs, ICT, HRM of Onderzoek. Als facilitair-, inkoop- en financeprofessional kun je bij ons ook alle kanten op. We richten ons namelijk op het volledige spectrum van bedrijfsvoering waarin we ons werk steeds efficiënter en innovatiever willen doen. Als professional bij DJI draag je bij aan de veiligheid van de samenleving.

Dit ga je doen

Deze ondersteuning wordt ook verleend in andere gremia, stuurgroepen, medezeggenschap, sociaal medisch team. Beheren de agenda's en plannen afspraken in afstemming met de managers en in samenspraak met andere secretariaten binnen en buiten de organisatie en houden hierbij rekening met de strategische en politieke belangen van de afspraak. Op vergelijkbare wijze wordt alle binnenkomende post en e-mail afgehandeld en verlenen zij administratieve ondersteuning aan de managers. De managersassistent(e) fungeert als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor in - en externe relaties en instanties.
Het team bestaat uit 1 managementondersteuner voor de directie, en 1 managementondersteuner voor de afdelingshoofden en lijnmanagers. Waar nodig vervangen deze elkaar.

Taken: Hoofdtaken

• Agendabeheer van directeur, plv directeur en lijnmanagers.
• Verzorgen van correspondentie (zowel inkomend als uitgaand) vanuit het directiesecretariaat.
• Afstemmen en opstellen agenda voor de verschillende formele overleggremia.
• Ondersteunen van en bij vergaderingen van directieleden en lijnmanagers.
• Opstellen verslagen en eventuele actielijsten en afstemmen van de voortgang van zaken.
• Beheer archief van formele stukken die zijn/worden gebruikt bij besluitvorming.
• Diverse administratieve handelingen uit ter ondersteuning van de directie en lijnmanagers.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 52024

Mevrouw ,

Michiel Snoek, corporate recruiter

Dit neem je mee

• Je hebt MBO-werk-/denkniveau richting secretaresse/managementassistent.
• Je hebt kennis van secretariële en administratieve ondersteuning en management methoden/werkwijzen.
• Je bent handig en bedreven met complex agendabeheer (met veel telefonische afstemming) en met MS Office pakketten (Word, Excel, Powerpoint).
• Je draait je hand niet om voor het uitwerken van onvolledige conceptteksten.
• Je hebt uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord een geschrift.

Daarnaast ben je vrolijk, gestructureerd en proactief.

Dit kun je verwachten

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness

• Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
• Maandsalaris - min. €2.595,00 - max. €3.238,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 24
• Maximaal aantal uren per week - 32

Er zit meer achter werken bij het Opleidingsinstituut DJI

Je krijgt ruim honderd collega's in allerlei functies. Denk aan opleiders, productontwikkelaars, planners en adviseurs. Wat jullie gemeen hebben is de kennis van opleiden, ontwikkelen en detentie. Daarbij zijn het DJI-vakmanschap, de behoefte van het veld en nieuwe (wetenschappelijke) ontwikkelingen het uitgangspunt. Nieuwe inzichten en beleid worden snel vertaald naar effectieve leeractiviteiten voor nieuwe DJI-medewerkers, bijscholing en managementadvies. Als groep of individueel. Voor specifieke ontwikkelvraagstukken bieden we bovendien maatwerk.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het Opleidingsinstituut Dienst Justitiële Inrichtingen (OI DJI) is een specialistisch opleider en kennisinstituut op het gebied van detentie. Met opleidingen en kennisdeling dragen we bij aan het vakmanschap van medewerkers. De expertise van het opleidingsinstituut is onderverdeeld in vier vakgebieden: veiligheid, zorg, begeleiding en leiderschap. Voor alle opleidings- en ontwikkelvraagstukken van rijksorganisaties en de semipublieke sector zijn we gesprekspartner.
Het secretariaat bestaat uit twee managementondersteuners. Samen zijn zij verantwoordelijk voor de organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de directeur, het hoofd opleidingen/plaatsvervangend directeur en de lijnmanagers van het Opleidingsinstituut. Een uitdagend en gevarieerd pakket aan administratieve en secretariële werkzaamheden. Je legt verantwoording af aan de .

Opleidingsinstituut DJI verzorgt bijna 300 eigen opleidingen, zo'n 300 e-learnings en een groot aantal ingekochte opleidingen.

In 2021 waren er 50.000 (niet-unieke) deelnemers.

Het totale personeelsbestand van Opleidingsinstituut DJI bestaat voor 52% uit vrouwen en 48% uit mannen.

Kijk jij voorbij wat iemand gedaan heeft? Er zit meer achter werken bij DJI

Je bent samen met je team én gedetineerden verantwoordelijk voor een terugkeer in de maatschappij. Gedetineerden worden uiteindelijk gewoon weer iemands buur. Je werkt hier aan veiligheid door mensen vooruit te helpen. Positieve verandering begint met het besef dat het een optelsom is van de kleinste successen. Die leiden tot groots resultaat. Om dat te bereiken moet je verder kijken, voorbij aan wat iemand gedaan heeft.

Bijzonderheden

Spreekt werken bij DJI je aan?

Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG?

"Je bent het visitekaartje van de organisatie"

Hans is medewerker servicepunt bij het Opleidingsinstituut van DJI

Elke dag zijn er ongeveer 250 mensen die onderwijs bij Opleidingsinstituut DJI volgen; van managers tot medewerkers in uitvoerende functies en van ketenpartners tot vestigingsdirecteuren. Hans is Medewerker Servicepunt bij de afdeling Ondersteunende Diensten van Opleidingsinstituut DJI en zorgt dat dit goed loopt: "Tijdens de pandemie mochten veel groepslessen niet doorgaan vanwege alle maatregelen.

Maak kennis met DJI

Functie:	managementondersteuner
Startdatum:	11-06-2024
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	MBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	2595 – 3238
Uren per week:	32 – 32

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Unknown via Unknown of Unknown. Of bezoek hun website Unknown.